Адаптация сотрудников

Виды адаптации персонала

В зависимости от потребностей, различают следующие виды адаптации персонала:

  1. Профессиональная, когда проводятся мероприятия по освоению необходимых знаний, умений, навыков.
  2. Психофизиологическая, нацеленная на привыкание к новому ритму труда и специфике работы, включая условия на рабочем месте.
  3. Социально-психологическая, с принятием в коллектив, его традиций, ценностей.
  4. Организационно-административная, связанная с ознакомлением со структурой компании и схемой взаимодействия между отделами.
  5. Экономическая, связанная с информированием о системе оплаты труда, действующей мотивацией и осваиванием нового уровня заработков.
  6. Санитарно-гигиеническая, предполагающая ознакомление с внутренним распорядком, требованиями производственной дисциплины, осваивание правил безопасности и норм охраны труда на предприятии.

Процесс адаптации персонала в организации предполагает использование различных форм:

  • лекции и обучающие семинары;
  • тренинги;
  • стажировка;
  • работа с коучем;
  • помощь наставника.

Мероприятия по адаптации сотрудников в организации организуют в пределах компании, на территории административно-производственного комплекса, либо вне стен компании, на выездных встречах, организованных силами компании или с привлечением наемных экспертов.

Без адаптационного периода не обходится ни одно трудоустройство, и в силах руководства сделать процесс привыкания максимально комфортным и эффективным. Контроль за прохождением обеспечивается фиксацией в отчетных документах и получением промежуточных оценок за каждый этап.

Подробные отчеты и фиксация результатов поможет принять правильное решение относительно дальнейшей работы новичка – уволить в связи с непрохождением испытательного срока или оставить в штате.

Анализ проведенной адаптационной работы поможет выявить слабые моменты в структуре и политике компании, корректируя ее для улучшения результатов деятельности компании.

Иные классификации

В зависимости от исследуемых критериев, приняты к использованию альтернативные варианты классификации:

  1. Активная и пассивная. Различается по отношениям между субъектом и объектом адаптации.
  2. Прогрессивная или регрессивная, основанная на степени воздействия на принятого в штат.
  3. Первичная адаптация персонала или вторичная, в зависимости от наличия или отсутствия опыта и стажа у работника.
  4. Производственная и непроизводственная, с учетом выбранного направления приспосабливания.

Исследуя критерий формируемых между человеком и коллективом отношений, различают варианты:

  • отрицания, с выражением активного несогласия с принятыми ценностями коллектива, с высокой степенью вероятности увольнения в самом начале трудовых отношений;
  • конформизма, с проявлением согласия с ценностями компании, чувством уверенности при взаимодействии с коллективом и ощущением сплоченности;
  • мимикрии, когда незначительные нормы компании принимаются, сохраняя противоречия при принятии основных ценностей, с возможностью увольнения в любой момент;
  • адаптивного индивидуализма, когда главные ценности и нормы принимаются, оставляя несогласие со второстепенными правилами организации. Сохраняя индивидуальное восприятие, человек успешно справляется с обязанностями и взаимодействует с коллективом.

Перед службой персонала стоит задача выявить среди новых членов трудового коллектива тех, чья адаптация приводит к отрицанию и мимикрии. Отмечая высокие шансы на вливание в коллектив работников с признаками конформизма и адаптивного индивидуализма.

Первая неделя на новой работе

Успех адаптации в первую неделю работы в новом коллективе связан с балансом: вы хотите произвести отличные первые впечатления, но не должны слишком сильно давить на себя, чтобы все было гармонично. Ваша цель состоит в том, чтобы побольше узнать о вашем рабочем месте и начать чувствовать себя комфортно в общей экосистеме.

Итак, как адаптироваться в новом коллективе в первую неделю:

Представьтесь. Исследования показали, что беспокойство на новом месте частично происходит из-за неуверенности в том, как себя представить себя новым коллегам

Это естественное чувство – когда вы новичок, вам необязательно привлекать к себе внимание. Но в первые дни на новой работе вы хотите, чтобы ваш энтузиазм был заметен

Найдите подходящее время в рабочих часах и быстро познакомьтесь с людьми, которых вы еще не знаете

Если знакомство с новыми людьми особенно важно для вас, вы можете обратиться за помощью к другим сотрудникам. Укажите своему менеджеру, что знакомство с коллегами является для вас приоритетом, и попросите список людей, с которыми вам следует познакомиться

Вы также можете попросить организатора собрания дать вам немного времени вначале или в конце встречи, чтобы представиться коллективу.

Вот несколько советов, как вам облегчить ваше знакомство:

Подготовьте заранее ваши приветственные строки, чтобы у вас был сценарий наготове, когда вы встретите новое лицо

Обратите внимание на свое окружение и других людей. Не прерывайте встречу, чтобы представиться или начать говорить слишком громко в общественных местах

Когда вы представляетесь, обратите внимание, как реагирует другой человек. Если он кажется отвлеченным, тогда просто коротко представьтесь и идите по своим делам. Если он более открыт, тогда вы можете лучше узнать этого человека. Можно произвести отличное первое впечатление, заставив кого-то чувствовать себя услышанным. Постарайтесь запомнить имена. Вы можете сделать это, повторив имя человека и записать себе короткую заметку о нем, когда прощаетесь. Если вы забыли чье-то имя, честность – лучшая политика: «Извините, за последние несколько дней я получил много новой информации. Не могли бы вы напомнить мне свое имя?»

  1. Задавайте своевременные вопросы. Исследования показали, что новые сотрудники работают лучше, когда задают больше вопросов. Обращаясь к лидерам коллектива или коллегам за новой информацией, вы быстро наберете обороты. Но в первую неделю вам необходимо знать, как найти подходящее время, чтобы задать вопросы. Вот несколько рекомендаций о том, как и когда спрашивать:
  • Подумайте о том, что вы хотите знать. В некоторых случаях вам может потребоваться разрешение, а в других случаях вам может понадобиться совет или подтверждение.
  • Расставьте приоритеты в информации, которая вам необходима. Например, если у вас не работает компьютер или карточка доступа на работу, тогда вам необходима срочная помощь. Если вы не знаете точных квартальных целей для вашей команды, возможно, вам стоит подождать, чтобы поговорить об этом с вашим менеджером в ближайшие недели.
  • Запишите свои вопросы, чтобы вы их не забыли. Вы можете поднять эти вопросы во время встречи 1 на 1 со своим менеджером. Вы должны узнать предпочтения своего руководителя: хочет ли он получать вопросы по электронной почте или лично? Если у вас много вопросов к одному человеку или группе людей, рассмотрите возможность организации встречи. В приглашении на встречу вы можете перечислить свои вопросы. Это даст им время для подготовки ответов.
  1. Найдите друга. После того как вы представились и почувствовали, с кем вы будете работать, попросите нового коллегу вместе пообедать или выпить кофе. Это может быть человек, сидящий рядом с вами, или другой новичок, который начал в то же время. Развивая доверительные отношения, вы быстрее адаптируетесь в новом коллективе. На самом деле, исследования показали, что наличие социальных связей на работе может сделать нас более продуктивными.

В течение первой недели вы можете и не найти своего лучшего друга. Но поиск кого-то, с кем вы можете общаться даже в краткосрочной перспективе, обеспечит некоторую необходимую стабильность.

  1. Научитесь ориентироваться на местности и наслаждайтесь своим новым рабочим местом. Найдите туалеты, кофе и воду, лестницы и лифты, место, где вы можете пообедать и сделать перерыв, а также найдите любые другие удобства, которые предлагает ваша новая компания. Если вам не сделали экскурсию, подумайте о том, чтобы попросить одного из коллег.

В первую неделю вы также можете поэкспериментировать со своими поездками на работу: найти подходящее время для выхода из дома и опробовать различные маршруты или виды транспорта.

Оценка эффективности адаптации персонала

По мере осуществления процедуры адаптации персонала возникает необходимость в оценке эффективность проведенных мероприятий. Как правило, методы оценки адаптации персонала включают два основных объекта оценки:

  • успешность сотрудника на испытательном сроке;
  • эффективности организации системы адаптации.

В качестве метода оценки адаптации персонала многие компании используют:

  • KPI и ключевые показатели эффективности;
  • управление по целям (managment by objective);
  • компетентностный подход для оценки.

Наиболее эффективными критериями оценки адаптации персонала будут критерии, которые включают конкретные результаты — исчисляемые, измеримые и очевидные. Удовлетворенность нового сотрудника процессом адаптации можно ранжировать по следующим показателям:

  • удовлетворенность сотрудника должностными обязанностями;
  • оценка его вовлеченности в новый коллектив и должность;
  • удовлетворенность работника отношениями в команде;
  • качество коммуникаций между сотрудником и линейным руководителем;
  • общие знания и принятие корпоративной культуры организации.

Обычно такой анализ проводят через 3, 6 и 12 месяцев после приема сотрудника на работу. Оценка сотрудника по результатам испытательного срока может носить формализованный или неформальный характер и включать:

  • формальную аттестацию по итогам испытательного срока;
  • неформальную обратную связь от руководителя, наставника, ментора;
  • серию тестовых заданий и экзаменов.

Об эффективности процесса адаптации можно судить по определенным показателям. Вход в организацию и в должность прошел успешно, если:

  • через 6 месяцев после трудоустройства работа для сотрудника не вызывает чувство стресса, тревожности и дискомфорта. Он владеет знаниями о своих функциональны задачах и выполняет должностные обязанности в срок и с требуемым качеством;
  • получен необходимый объем корпоративных и профессиональных знаний и компетенций, требующихся для самостоятельного выполнения работы;
  • сотрудник действует в соответствии с установленными требованиями и корпоративными нормами;
  • есть желание совершенствоваться в профессии;
  • работник чувствует себя частью коллектива;
  • сотрудник связывает свое профессиональное будущее и возможности карьерного роста с вашей организацией;
  • успех в работе проецируется на ощущение жизненного успеха;
  • у сотрудника есть чувство, что к его мнению прислушиваются;
  • установлены дружеские взаимоотношения с членами коллектива и неконфликтные отношения с группой.

Положение об адаптации новых сотрудников

Руководители организаций, которые хотят оказать помощь при адаптации молодым специалистам, разрабатывают и внедряют положение об адаптации вновь принятых работников. Благодаря хорошо продуманному процессу адаптации новые сотрудники быстрее осваиваются на новых рабочих местах, «вливаются» в трудовые коллективы, раскрывают свой потенциал.

В этом документе прописывается кадровая политика организации, которая касается адаптации новых сотрудников. Такое положение направлено на стандартизацию и утверждение процесса прохождения испытательного срока на каждом из уровней организации. Примерная программа выглядит следующим образом.

К основным участникам адаптационной программы можно отнести: непосредственного руководителя, наставника, специалиста отдела кадров.

Процесс адаптации можно разделить на четыре стадии, на каждой из них предполагается выполнить определенные задания.

Стадия первая – начинается за три дня до выхода на работу

Специалисты кадровой службы:

  1. обзванивают сотрудников накануне выхода на работу}
  2. информируют коллектив о приходе нового сотрудника}
  3. занимаются подготовкой информационных материалов, выдаваемых новым сотрудникам в первый рабочий день. К таким материалам относятся:
  • списки внутренних и внешних телефонных номеров организации}
  • список правил, касающихся междугородних и международных звонков, а также личных звонков}
  • образец заявления для подключения электронной почты и Интернета}
  • образец заявления для подключения к корпоративной связи (если она предусмотрена)}
  • подготавливают пропуска, а при наличии парковки – разрешение на стоянку автомобиля}
  • проверяют обеспеченность рабочего места необходимой оргтехникой, канцелярскими товарами и расходными материалами, телефонным аппаратом.

В это время непосредственный руководитель:

  1.  проверяет наличие должностной инструкции, а также ее соответствие действительности}
  2. определяет наставника – во многих организациях применяется наставничество как метод адаптации персонала.

Стадия вторая – начинается в день выхода сотрудника работу.

Специалисты кадровой службы:

  1. встречают новых сотрудников и сопровождают до рабочего места, вручают информационный материал.
  2. проводят кадровое оформление}
  3. дают рекомендации к первому рабочему дню.

Непосредственный начальник:

  1. производит представление новых сотрудников коллективу, знакомство с наставниками.
  2. знакомит сотрудников с должностными обязанностями, системой поощрения и наказания, организационной структурой, порядком выдачи заработной платы и т.п.

Наставник:

  1. знакомит с правилами внутреннего распорядка (количество рабочих перерывов, продолжительность обеденного перерыва, график работы, дресс-код компании, пропускная система и т.п.)}
  2. предоставляет информацию личного характера: расположение столовой, туалета, места для курения и т.д.}
  3. информирует о правилах и традициях, которые сложились в данном отделе}
  4. обсуждает с новыми сотрудниками первый рабочий день.

Стадия третья – продолжается в течение первой рабочей недели

В этот период сотрудники отдела кадров:

  1. знакомят с возможностями карьерного роста}
  2. анализируют компетенцию и разрабатывают программу подготовки.

Наставник:

  1. знакомит с историей развития организации, ее целями, задачами, стратегиями и т.п.}
  2. дает рекомендации по ознакомлению с первоочередными документами}
  3. разъясняет действие административно-хозяйственной системы организации}
  4. знакомит новых сотрудников с непосредственными коллегами и начальством}
  5. дает важную информацию по отчетности.

Четвертая стадия ознаменует конец испытательного срока

Специалистами отдела кадров:

  1. раздаются новым сотрудникам для заполнения оценочные листы}
  2. анализируются заполненные оценочные листы}
  3. проводится обсуждение подведенных итогов, делается прогноз трудовых возможностей каждого нового сотрудника}

Непосредственный руководитель:

  1. сообщает новым сотрудникам о завершении испытательного срока и назначает время подведения итогов о выполненной за этот период работе}
  2. проводит собеседование с новыми сотрудниками и узнает их мнение об организации.

Как родителям помочь подростку адаптироваться

Несмотря на внешнее безразличие, ребенок в любом возрасте нуждается в поддержке родителей. В подростковые годы дочери или сыну особенно сложно это озвучить, а тем более просить о помощи. Особенно есть до этого периода, взрослые не сумели выстроить доверительные отношения или привыкли кричать на воспитанника.

Что же нужно предпринять, чтобы помочь подрастающей личности адаптироваться в новом коллективе и завести друзей?

Разговор по душам

Независимо от кого, что вам поведали, не стоит кричать, а тем более наказывать воспитанника. Похвалите его за откровенность и подчеркните, что вы всегда готовы выслушать.

Любую сложность, будь то неуспеваемость или агрессивное поведение, решайте спокойным разговором. Расспросите, что нравится вашему наследнику, что не нравится, почему он стал вести себя иначе, что его гложет. Один только разговор по душам помогает частично решить затруднения. Давая родительский совет, не навязывайте свое мнение. Дайте подростку самому решить, что ему нужно и как правильно поступить. Так вы воспитаете его самостоятельным и уверенным в себе человеком, которые всегда знает, чего хочет.

Больше похвалы и меньше критики

Ему и так достаточно сложно принять новые условия и выстроить отношения. Чем больше критики и осуждения в его адрес будет идти с вашей стороны, тем болезненнее пройдет адаптация в новом коллективе.

Подмечайте его достижения, делайте упор на них, закрывая глаза на мелкие промахи. Чаще напоминайте, что все ошибаются и это нормально.

Нет сравнениям

Подросток и так болезненно реагируют на смену обстановки и коллектива. Ему сложно выстраивать отношения с новыми людьми. Если вы будете талдычить: «А вот Боренька быстро привык к новому классу!» — сделаете только хуже.

Не игнорируйте жалобы на плохое самочувствие

Дети не редко хитрят. Чтобы прогулять занятия или игнорировать домашние обязанности они могут симулировать. В этой ситуации проявите хладнокровность

Обратите особое внимание на реальные симптомы заболевания – красное горло, повышенную температуру, сыпь и тому подобное. От волнения могут возникнуть психосоматические заболевания, с реальны проявления

Их игнорировать не стоит.

В первые недели адаптации к новым условиям организм может отреагировать по-разному, особенно если вы переехали в другую климатическую зону. Дайте дитю передышку и пару деньков на восстановление сил. Оставляя подростка дома, запретите ему пользоваться гаджетами и смотреть телевизор.

Находитесь на его стороне

Даже если вас вызвали в учебное заведение и твердят, что ребенок неуправляем – не стоит на глазах педагога или соучеников отчитывать и ругать подростка. Он перестанет считать вас своей опорой. Обсудить эту тему спокойно, без криков и скандалов. Выслушайте его точку зрения.

Если трудность заключается не в умении адаптироваться в новом коллективе, а в плохой успеваемости, постарайтесь помочь. Предложите сходить к репетитору или позанимайтесь самостоятельно. Мотивируйте ученика на прилежную работу. Как это сделать мы уже рассказывали.

Не давите на подростка, не предъявляйте завышенных требований

Привыкнуть к новым условиям и влиться в коллектив трудно даже взрослому, не то, что подростку. Поймите – ваше чадо только вступает во взрослый мир. Он только учится принимать правильные решения и не всегда осознает, что хорошо и что плохо.

Давление с вашей стороны, или, что намного хуже, шантаж, может привести к затруднениям в адаптации к новому коллективу.

Уделяйте много времени

Как давно вы смотрели вместе фильм или ходили в кафе? Постарайтесь исправить подобные упущения! К тому же, это вдвойне полезно – если город новый, вы сможете пройтись, узнать маршруты или посмотреть достопримечательности.

Чек-лист: процесс адаптации

Построение сильного процесса адаптации – это лучший способ приветствовать и удерживать новых сотрудников. Онбординг не начинается и не заканчивается в день приема на работу: он начинается в начале процесса найма и заканчивается, когда ваш новый сотрудник полностью освоился на своей должности.

Вот подробный разбор и некоторые чек-листы, которые специалисты по персоналу и менеджеры по найму могут использовать для разработки хорошей программы адаптации.

За 1-2 недели до первого дня работы нового сотрудника

  • Подготовьте новые документы. Рассмотрите возможность включения следующих политик и форм для новых сотрудников для заполнения и подписания:
    • Трудовой договор
    • Соглашение о неразглашении
    • Справочник для сотрудников
  • Настройка учетных записей нового сотрудника, в том числе:
    • Электронная почта компании
    • HRIS
    • Программное обеспечение для постановки задач и отслеживания производительности, используемое в компании
    • Другое ПО, используемое сотрудниками компании
  • Подготовьте необходимую технику:
    • Ноутбук или ПК
    • Телефон, если он нужен
    • Наушники
  • Подтвердите новый номер телефона вашего сотрудника.
  • Закажите пропуск и удостоверение личности, если они используются в вашей компании.
  • Запланируйте вводные встречи с ключевыми сотрудниками в течение первых нескольких недель нового сотрудника.
  • Поощряйте членов команды (особенно тех, кто будет контактировать с новым сотрудником в первые дни) обращаться к вашему новому коллеге, чтобы поздравить и поприветствовать его.
  • При необходимости организуйте парковку.
  • Запланируйте первое задание для вашего нового сотрудника.
  • Организуйте соответствующие внутренние (или внешние) тренинги, необходимые для работы.
  • Отправьте приветственное письмо с подробными инструкциями. Включите карты, детали встречи и т. д. Убедитесь, что новый сотрудник знает когда и куда приехать в первый день.

За день

  • Очистите стол вашего нового сотрудника и соберите приветственный набор. Что можно туда включить:
    • Приветственное письмо
    • Новые документы по найму и кадровые документы
    • Инструкции по настройке ПО
    • Фирменная футболка
    • Кружка компании
    • Ручки
    • Стикеры
    • Копия вашей офисной карты
    • Копия организационной диаграммы вашей компании
    • Копия графика первой недели
  • Убедитесь, что новая учетная запись электронной почты компании настроена и отправляет приглашения на регулярные встречи команды.
  • Отправьте сообщение в отдел, где будет работать сотрудник, чтобы напомнить всем о дате начала.
  • Добавьте электронную почту вашего нового сотрудника в соответствующие списки рассылки и добавьте его номер телефона в соответствующие списки телефонов.
  • Добавьте сведения о новом сотруднике в систему HRIS, если вы еще этого не сделали.

В первый день 

  • Проведите подробный офисный тур и сообщите сотруднику о его расписании на первые несколько дней.
  • Организуйте приветственную встречу с менеджером, который представит команду.
  • Запланируйте время для оформления документов.
  • Дайте вашему новому сотруднику некоторое время для того, чтобы настроить свое новое оборудование, установить пароли и войти в учетные записи.
  • Проведите официальное собрание, на котором обсудите подробную информацию о зачислении зарплаты, отпусках и политике, структуре, культуре компании и расскажите про миссию и ценности компании. 

В течение первой недели

  • Запланируйте регулярные встречи 1:1.
  • Установите четкие цели и задачи по производительности как минимум для первых 3 месяцев.
  • Запланируйте значимые рабочие задачи.
  • Обеспечьте быструю обратную связь по первоначальным рабочим задачам и расскажите, каких результатов вы ожидаете.

В течение первых 3 месяцев

  • Продолжайте проводить регулярные встречи в формате 1:1.
  • Проведите неофициальный 30-дневный период для решения любых неотложных проблем, а затем 90-дневный период, чтобы узнать, как идут дела.
  • Попросите обратную связь о вашем процессе адаптации, чтобы вы могли улучшить ее для будущих новых сотрудников.

Давайте разберемся, почему новые перспективные сотрудники увольняются, не проработав и пары недель?

Первая причина – завышенные ожидания по отношению к новому рабочему месту.

Вторая причина – сложность его интеграции в коллектив. Если в компании высокая текучесть кадров, скорее всего, плохо налажен процесс адаптации новых сотрудников.

Нужно понимать, что в каждой компании, на любом рабочем месте есть свои плюсы и минусы, положительные и отрицательные моменты. Всем известна пословица: «Хорошо там, где нас нет», поэтому в самом начале работы новый сотрудник должен понимать, какой баланс положительного и отрицательного существует в данной компании. Отдельный кабинет или большая комната, в которой работают несколько сотрудников, режим рабочего дня, частота встреч с руководством – все имеет большое значение для комфортной и плодотворной работы. Не все, например, могут сосредоточиться, если рядом сидящие сотрудники говорят по телефону.

Одни и те же условия работы для одного человека могут показаться невыносимыми, а для другого – идеальными.

В основном мы будем говорить об адаптации продавца в новом коллективе. Поэтому давайте договоримся, что для простоты мы будем называть продавцом и продавца-консультанта, и менеджера по продажам, и специалиста по продажам, и других работников, связанных с продажами. Как правило, люди всех этих профессий являются посредниками между магазином и покупателем. В данном случае это главное.

Многие считают, что стать продавцом может каждый. Что здесь сложного? Встал за прилавок – и ты уже продавец.

Так, да не так. Во-первых, продавец продавцу рознь. Продавец кондитерских изделий, продавец одежды, продавец мебели и продавец элитной недвижимости для успешной работы должны обладать совершенно разными знаниями и умениями. И дело не только в том, что булка хлеба стоит 20 рублей, а особняк в Подмосковье – 20 000 000 рублей. Речь идет о разной специфике работы с каждым клиентом. Для грамотной работы, безусловно, нужны знания. Эти знания и умения как раз и передаются от наставника к новому сотруднику.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий