Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

Журнал регистрации путевых листов можно ли в электроном виде

Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено.

Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение в электронном виде В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п.

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

  • перечеркнуть одной линией неверную информацию;
  • рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
  • указывается надпись с правильными данными;
  • обязательно проставляется дата корректировочных действий;
  • каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

  • учетной политике;
  • приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены. Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов.

Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.

Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

  • заполнять бумажный вариант журнала;
  • вести таблицы в Excel;
  • ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка. Основная документация Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8.

Обязательно ли вести журнал

Автотранспортные компании, а также другие организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспортные средства, расходы, например, на бензин, должны подтверждать оправдательными документами. Основными документами первичного учета, определяющими показатели работы транспортных средств, являются путевые листы.

Заметим, что если вы оказываете услуги по отдельным договорам перевозки, то по требованию Минтранса должны вести журнал регистрации путевых листов. Например, по унифицированной форме № 8. Это предусмотрено пунктом 18 , утв. Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.

Оформление путевого листаОформление путевого листа

Если же вы платными перевозками вы не занимаетесь и, например, своим транспортом забираете товар у продавца, то вести журнал не обязаны. Однако стоит признать, что журнал он удобен для внутреннего контроля за движением листов. Вы всегда можете определить, кому и какой путевой лист выдан, а также сдан ли он в урочный срок в бухгалтерию

Это важно для своевременного расчета и учета расходов на ГСМ, в частности, в 2017 году

Любым организациям и индивидуальным предпринимателям, чья сфера деятельности связана с оказанием транспортно-перевозочных услуг, полагается вести журнал учета путевых листов в обязательном порядке. Указание основано на нормах Федерального закона № 259-ФЗ от 18.11.07 и Приказе Минтранса от 18.09.08 г. № 152.

Что касается предприятий, не связанных напрямую с оказанием услуг транспортно-перевозочного характера, но пользующихся автотранспортными средствами в процессе своей деятельности, наличие журнала учета путевых листов не является обязательным для таковых, но может использоваться для систематизации и упрощения учета используемых в работе данных.

Каких-либо ограничений касательно ведения журнала учета путевых листов в электронном варианте нет ни в одном правовом акте действующего законодательства, следовательно, допускается создание учетной ведомости в электронном формате.

Обратите внимание! Можно использовать любой, наиболее удобный вариант ведения, будь то обычный Excel или 1С. Лист журнала

Лист журнала

Журнал учета путевых листов, форма 8, выполнен в табличном виде, представляя собой ведомость, разделенную на колонки. Таких колонок девять. В них вносятся следующие данные:

  • Порядковые номера выданных листов;
  • Даты выдачи;
  • ФИО водителей;
  • Табельные номера работников;
  • Гаражные номера транспортных средств;
  • Подписи водителя, диспетчера и бухгалтера;
  • Примечания в случае необходимости.

Обратите внимание! Если организация ведет учет при помощи собственной разработанной формы ведомости, учетный журнал может содержать дополнительные графы, используемые конкретно взятой организацией. В случае если в учетную книгу внесены ошибочные данные, допускается внесение исправлений в соответствии с положениями 9 Федерального закона № 402-ФЗ

При допущении ошибки запись исправляется следующим образом:

В случае если в учетную книгу внесены ошибочные данные, допускается внесение исправлений в соответствии с положениями 9 Федерального закона № 402-ФЗ. При допущении ошибки запись исправляется следующим образом:

  1. Ошибочная запись перечеркивается одной чертой;
  2. Рядом проставляется отметка «исправлено», и вписываются верные сведения;
  3. Проставляется дата внесения исправлений;
  4. Произведенные исправления должны быть завизированы лицом, ответственным за ведение учетной ведомости;

Большинство организаций используют транспортные средства

Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист

Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

Журнал учета путевых листов (ЖУ) обязательно должны вести все организации, которые имеют в собственности транспортные средства (п. 17 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152).

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Определение

В документе должны обязательно отображаться подробные сведения относительно маршрута следования, расхода топлива и трудовой деятельности шофера.

Для транспортных компаний законодательством РФ предусмотрена обязанность предоставлять путевые листки каждый день, причем исключением являются только те ситуации, когда водитель отправляется в продолжительную командировку.

Если говорить о компаниях, которые не относятся к автотранспортным, то для них периодичность выдачи путевых листков варьируется от 1 дня до календарного месяца.

Общая информация

Для обеспечения полного контроля предоставленных путевых листков, в компании необходимо вести журнал учетов движения путевок по форме 8.

Компании имеют право формировать персональные формы либо же дополнять необходимыми сведениями унифицированной бланк, при условии, что все предусмотренные пункты унифицированной формы останутся неизменными.

В свою очередь необходимо помнить, что унифицированная либо же видоизмененная форма путевых листов в обязательном порядке должна вводиться на основании сформированного приказа непосредственного руководства. Более того, использование документа можно закрепить в учетной политике компании.

В большинстве случаев, журнал подлежит оформлении на срок до 12 календарных месяцев, однако при наличии необходимости период может быть сокращен до 1 месяца. Журнал путевых листков относится к первичной документации, а период хранения составляет не меньше 5 лет.

Что включает в себя

  • персональные сведения водителя транспортного средства;
  • регистрационный номер автомобильного транспорта;
  • персональные сведения собственника транспортного средства либо же компании, на балансе которой автомобиль находится;
  • затраты топлива (при указании сведений необходимо ориентироваться от спидометра);
  • суммарная протяженность маршрута и километраж.

Если же возникнет какая-либо аварийная ситуация на дороге или будет нарушение правил дорожного движения, водитель транспортного средства в обязательном порядке должен предоставить представителю ГИБДД помимо основной документации и путевой лист для отображения в нем сведений относительно правонарушений.

Формирование листа осуществляется вне зависимости от того, относится транспортное средство к собственности компании или находится во владении у водителя, но используется в производственных целях.

В процессе транспортировки объемной продукции, для которой необходима лицензия, в обязательном порядке возникает необходимость в формировании графы «лицензионная карточка», включая и отображение номера товарной накладной в четком соответствии с транспортируемым товаром. Особенно если речь идет о материальных ценностях.

По завершению трудовой смены, формируемый путевой лист должен быть передан диспетчеры с целью занесения сведений в соответствующем журнале с возможностью сохранения заполненного бланка «путевки».

По мере формирования предусмотренного внутренним распорядком компании, журнал подлежит передаче для дальнейшей проверки представителю бухгалтерии. Для этого, в рассматриваемом журнале учета предусмотрено специальное поле, для проставления отметки о сдаче документации в бухгалтерский отдел.

В том случае, если ответственное лицо за ведение рассматриваемого журнала отсутствует, допускается возможность подписание соглашения с иными компаниями, которые предоставляют подобного рода услуг.

Необходимо помнить, что в соглашении необходимо прописывать сведения относительно всех нюансов, которые способные решить спорные ситуации, в процессе их возникновения.

Скачать образец документа

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Приложение 8 (рекомендуемое) к Межотраслевым правилам по охране труда при эксплуатации промышленного транспорта (напольный безрельсовый колесный транспорт), утвержденным Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 7 июля 1999 г. N 18

ЖУРНАЛ

УЧЕТА ВЫДАЧИ ВОДИТЕЛЯМ ПУТЕВЫХ ЛИСТОВ

----T-----T------T------T----------T----T------------T-----------¬
¦Да-¦Фами-¦Номер ¦Тип,  ¦Должность ¦Но- ¦При выпуске ¦    При    ¦
¦та ¦лия, ¦удос- ¦завод-¦и Ф.И.О.  ¦мер ¦  на линию  ¦возвращении¦
¦   ¦имя, ¦тове- ¦ской  ¦ответст-  ¦пу- ¦            ¦  с линии  ¦
¦   ¦от-  ¦рения ¦номер ¦венного за¦те- +------T-----+-----T-----+
¦   ¦чест-¦на    ¦транс-¦безопасную¦вого¦под-  ¦под- ¦под- ¦под- ¦
¦   ¦во   ¦право ¦порт. ¦эксплуата-¦лис-¦пись  ¦пись ¦пись ¦пись ¦
¦   ¦води-¦управ-¦средс-¦цию транс-¦та  ¦выдав-¦води-¦при- ¦води-¦
¦   ¦теля ¦ления ¦тва   ¦портного  ¦    ¦шего  ¦теля,¦няв- ¦теля,¦
¦   ¦     ¦транс-¦      ¦средства  ¦    ¦путе- ¦полу-¦шего ¦сдав-¦
¦   ¦     ¦порт- ¦      ¦          ¦    ¦вой   ¦чив- ¦путе-¦шего ¦
¦   ¦     ¦ным   ¦      ¦          ¦    ¦лист  ¦шего ¦вой  ¦путе-¦
¦   ¦     ¦средс-¦      ¦          ¦    ¦      ¦путе-¦лист ¦вой  ¦
¦   ¦     ¦твом  ¦      ¦          ¦    ¦      ¦вой  ¦     ¦лист ¦
¦   ¦     ¦      ¦      ¦          ¦    ¦      ¦лист ¦     ¦     ¦
+---+-----+------+------+----------+----+------+-----+-----+-----+
¦   ¦     ¦      ¦      ¦          ¦    ¦      ¦     ¦     ¦     ¦
+---+-----+------+------+----------+----+------+-----+-----+-----+
¦   ¦     ¦      ¦      ¦          ¦    ¦      ¦     ¦     ¦     ¦
+---+-----+------+------+----------+----+------+-----+-----+-----+
¦   ¦     ¦      ¦      ¦          ¦    ¦      ¦     ¦     ¦     ¦
L---+-----+------+------+----------+----+------+-----+-----+------

Скачать в .doc/.pdfСохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

  • Журнал: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Журнал» по всему сайту
  • «Журнал учета выдачи водителям путевых листов».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Журнал учета выдачи сведений, содержащихся в разделе Единого реестра, федеральным органам исполнительной власти и организациям
  • Журнал учета выдачи справок о допуске. Форма N 14
  • Журнал учета выдачи книги учета проверок субъектов предпринимательской деятельности
  • Журнал учета выданных разрешений на право использования официальных символов городского поселения Мытищи Московской области
  • Журнал учета выписок из реестра государственных нотариальных контор и контор нотариусов, занимающихся частной практикой
  • Журнал учета выплат единовременного пособия, установленного пунктами 2 и 3 статьи 18 Федерального закона «О статусе военнослужащих
  • Журнал учета выданных свидетельств о внесении в реестр муниципальной собственности г. Фрязино Московской области (ведется на магнитных носителях)
  • Журнал учета выданных свидетельств о внесении в реестр муниципальной собственности г. Фрязино Московской области (сокращенный вариант — ведется на бумажных носителях)
  • Журнал учета выдачи региональных специальных марок для нанесения штрихкода (для маркировки алкогольной продукции с объемной долей этилового спирта свыше 25 процентов)
  • Журнал учета выдачи региональных специальных марок для нанесения штрихкода (для маркировки алкогольной продукции с объемной долей этилового спирта до 25 процентов включительно)

Какие документы должны быть у водителя

Выполняя поездку, водитель-перевозчик обязан иметь ряд документов, подтверждающих право управления транспортом, принадлежащим юридическому лицу или ИП. К таковым относятся:

  1. Путевой лист, заполненный по Правилам Минтранса со всеми необходимыми реквизитами.
  2. Товарно-транспортные накладные на груз.
  3. В/у и бумаги на авто.
  4. Полис ОСАГО.
  5. Специальное разрешение на перевозку опасных грузов.

Примечание: В последнем пункте речь идет о прохождении водителем инструктажа об особенностях безопасной транспортировки огнеопасных, взрывоопасных, вредных для здоровья граждан и экологии химических веществ.

Где взять путевой лист самозанятым водителям

Перевозчики пассажиров обязаны иметь лицензию на право работы таксистом. Путевку должна выдавать организация, оформляющая разрешение. Но иногда она находится слишком далеко, даже в другом городе. В таком случае водитель обращается в транспортную компанию, от которой получает заказы.

Работая в Яндекс-такси, прежде всего необходимо поинтересоваться, где получать заполненный лист с проведением предрейсового (послерейсового) медосмотра и техконтроля. Самозанятый, работая на собственном или арендованном таксомоторе, заключает соглашение с автопредприятием (таксопарком), где получает заказы и путевые документы.

Путевой лист для ИП

Индивидуальный предприниматель приобретает бланки п/л сам, например, скачивая форму в интернете. Заполняет требуемые реквизиты. Для этого должен заключить договор с медорганизацией, имеющей госмедлицензию с правом оказания услуг предрейсового осмотра.

Чтобы проходить регулярный техконтроль, придется подписать соглашение с АТП, где есть автомеханик с квалификацией контролера техсостояния ТС. Можно получить необходимое профобразование и требуемую квалификацию лично, тогда техосмотр автотранспорта проводят самостоятельно.

Не помешает возить соответствующие копии договоров с собой. Они подтвердят подлинность отметки контролера или медика при встрече с особо придирчивым инспектором ГИБДД.

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорИскусство. Культура. ФилологияДругоеКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Ошибки стандартной формы путевых бланков

  1. Не требуется отводить место для печати организации. С марта 2019 ее не ставят.
  2. Отсутствуют поля для отметки медработника о пройденном предрейсовом и послерейсовом медосмотре водителя. Их следует добавить. При использовании госкомстатовской формы печати ставят в шапке, где есть немного свободного пространства.
Приказ Минтранса № 368 пункт 15

15. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
По результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевом листе проставляется отметка «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен».
По результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра проставляется отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

  1. Сведения, вносимые механиком, при проведении технического осмотра ТС есть, но выпускать технику на линию должен контролер. Это должностное лицо, которое может быть тем же автомехаником, но с квалификацией, согласно требованиям Приказа №287, пункт 14.
  2. Не предусмотрено поле для внесения даты и времени прохождения техосмотра (до и после рейса или смены). А это обязательный атрибут. Только за его отсутствие могут оштрафовать на 30 тыс. рублей (из судебной практики).
  3. Нет параметра для внесения показаний одометра. Есть — спидометра, а это уже не актуально. В это поле вносят сведения одометра, хотя это разные значения. При формировании собственного бланка, исправьте ошибку.

Примечание: В связи с вводом дистанционных технологий проведения предрейсового (предсменного) медосмотра, вместо штампа медработника можно либо производить запись по аналогии с отметкой контролера техконтроля ТС, либо предусмотреть место для вклейки липкого стикера-допуска водителя к управлению автотранспорта, заверенного УКЭЦП.

Какие реквизиты путевого листа должны быть обязательно (Приказ Минтранса №368)

Расшифровка аббревиатур и сокращений:

  • п/л — путевой лист;
  • тс — транспортное средство;
  • гос. — государственный;
  • рег. — регистрационный;
  • дата — (число, месяц, год);
  • время — (часы, минуты).

1. Наименование и номер путевого листа

  • прописывают полное название п/л: о каком виде транспортного средства идет речь (легкового такси; автобуса необщего пользования и т. п.);
  • порядковый номер соответствует нумерации, принятой в организации для внутреннего учета п/л. Если буквенной идентификации нет, серию можно не указывать.

2. Сведения о сроке действия путевого листа

  • включают дату, в течение которой п/л может быть использован;
  • если п/л оформляется более чем на один день — даты начала и окончания срока, в течение которого п/л может быть использован.

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства

  • для юридического лица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной гос. рег. номер юрлица (ОГРН);
  • для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной гос. рег. номер ИП (ОГРН).

4. Сведения о транспортном средстве

  • тип тс, марку и модель тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), кроме того — марку и модель прицепа (полуприцепа);
  • гос. рег. номер тс, а в случае если тс используется с прицепом (полуприцепом), его рег. номер;
  • показания одометра (полные километры пробега) при выезде тс с парковки (парковочного места), по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя, а также при заезде тс на парковку по окончании смены (рабочего дня);
  • дату и время проведения предрейсового или предсменного (если предусмотрена законодательством РФ) контроля технического состояния транспортного средства;
  • дату и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения.

5. Сведения о водителе

  • фамилию, имя, отчество (при наличии);
  • дату и время проведения предрейсового и послерейсового (если предусмотрена законодательством РФ) медицинского осмотра водителя.

6. Сведения о перевозке

включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.

Примечание: На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом.

Нужен ли ИП журнал выдачи путевых листов: порядок оформления

Добавлено в закладки: 0

Каждому владельцу крупного и мелкого предприятия необходимо правильно вести документооборот. Поэтому попробуем разобраться, нужен ли ИП журнал выдачи путевых листов и как его оформлять?

Кому необходимо вести журнал учета

Журнал выдачи путевых листов заполняется ответственным лицом любой фирмы, осуществляющей перевозки на регулярной основе. В нем регистрируются сопроводительные документы, выдаваемые водителю при каждой поездке.

Путевой лист введен для подсчета расходов. Это первичный документ, который является предметом налоговых проверок. На основании него рассчитываются расходы на топливо, начисляется заработная плата водителю. Сведения о каждой поездке заносятся в журнал учета выдачи путевых листов.

ФЗ №259-ФЗ устанавливает правила оказания транспортных услуг. По закону хозяйствующие субъекты обязаны выдавать путевые листы при перевозке пассажиров или грузов. Это положение не распространяется на владельцев средств передвижения и на водителей по доверенности.

Зачем вести журнал регистрации выдачи путевых листов? Это сводный документ, который помогает руководителю фирмы контролировать передвижения водителя, отчитываться перед налоговой службой и требовать уменьшения обязательных платежей, вести учет потраченных средств. Все путевые листы прикрепляются к журналу и являются доказательством автотранспортной деятельности предприятия.

Кому не нужен журнал учета выдачи водителям путевых листов:

  • Предпринимателям, использующим личный транспорт.
  • Водителям при предоставлении транспорта по доверенности. Путевые документы могут составлять только предприятия, являющиеся владельцами транспорта. Компании, которая взяла машину по договору, они не требуются.
  • Бизнесменам для поездок по личным делам.
  • Хозяйственникам, налогообложение которых не зависит от расходов, также необязательно вести журналы. Тем не менее, если осуществляется транспортировка пассажиров или материальных ценностей, путевой лист водителю выдается. Допустим, предпринимателю на патенте, осуществляющему услуги на дому и использующему для передвижения машину, документ не нужен. Но если он отправился за товаром, то лист понадобится. Сотрудник Госавтоинспекции МВД может потребовать документ у перевозчика. Штраф за его отсутствие составляет 500 руб.

Аналогичные правила осуществления перевозок действуют в Беларуси. Журнал выдачи путевых листов РБ нужен для транспортировки товаров и пассажиров.

На видео: Путевой лист такси

Форма журнала

Законодательство в 2020 году не заставляет придерживаться формы №8. Предприниматель вправе разработать свой документ.

В бланке должны быть следующие реквизиты:

  • порядковый номер регистрации;
  • дата выдачи листа перевозчику;
  • информация о водителе и о транспортном средстве;
  • дата приезда и предоставления водительских документов диспетчеру;
  • время приемки документации бухгалтером;
  • подпись водителя, экономиста и диспетчера;
  • примечания.

Порядок ведения журнала выдачи путевых листов обязывает хозяйственника ввести все вышеприведенные пункты в свой документ и утвердить его внутренним приказом. Если он заполняется в бумажном виде, на титульной странице следует указать его название, период охвата и имя предпринимателя. Обычно заводится документ на один календарный год.

Порядок заполнения журнала

Заполнение журнала выдачи путевых листов доверяется бухгалтеру или другому представителю предприятия. Статус лица подтверждается внутренним приказом. За неправильное ведение документа сотрудник может быть привлечен к ответственности. Заполнять журнал выдачи путевых листов можно поручить и другой организации по соглашению о предоставлении услуг.

Вносить данные необходимо при каждой выдаче листа водителю и по возвращении его из поездки. Даже испорченные или выданные по ошибке путевые документы должны упоминаться в журнале и иметь свой порядковый номер.

Журнал учета путевых листов: образец заполнения

Дата выдачи п/л

Водитель

Гаражный № ТС

Примечание

водителя в получении п/л

диспетчера и дата приемки п/л и документов от водителя

бухгалтера и дата приемки п/л

Сергеев Антон Михайлович

роспись водителя

подпись диспетчера

13.01.2017 подпись бухгалтера

заполняется при особенностях маршрута и т.п.

Першин Андрей Викторович

роспись водителя

подпись диспетчера

13.01.2017 подпись бухгалтера

Предприятия и бизнесмены вправе дополнить таблицу графами с разной информацией, которую посчитают необходимой. Так, многие фирмы вносят сведения о маршруте ТС, доставленных грузах, пробеге автомобиля, расходе горючего и др.

Важность этого учетного документа определяется еще и тем, что он является одним из подтверждений работы автотранспорта компании, а, следовательно, и расходов на топливо, позволяющих уменьшить налоговую базу, сократив соответствующие платежи. Помимо этого, журнал, фиксируя выходы водителей на линию и информацию о времени работы, служит основанием для начисления заработной платы водителям компании

Перевозка грузов — это целая индустрия. Особенно таковой она стала в современном мире. Практически каждая организация владеет автотранспортом.

Речь идет не только о компаниях-перевозчиках, чья работа заключается в доставке грузов. Это и компании-курьеры, и компании производящие/продающие продукты питания, бытовую химию и прочее.

Помимо этого у каждой организации есть как минимум один легковой служебный автомобиль.

Учет и контроль расходов топлива и целевого использования авто

Для ведения учета расхода топлива и фиксирования километража (пробега) автомобиля в документооборот вводится путевой лист. В нем указаны все необходимые для этого контроля данные. Его форма имеет утвержденный вид.

Основные различия по типу путевок — это на какой вид транспорта она выдана: грузовой или легковой. Для легковой машины этот документ имеет более упрощенную форму. Это связано с тем, что перевозка грузов может производиться машинами с прицепами. Данные о прицепах также указаны в путевке.

Помимо этого, для тяжелых авто всегда известен конечный пункт (место выгрузки). Он вписывается в при выезде.

В отличие от них, легковушки зачастую меняют и дополняют маршрут оперативно (в период следования). Поэтому данные о передвижении вписываются по мере перемещения (по факту). А это значит, что общий пробег заранее определить нельзя. Стало быть, невозможно предсказать, какой будет расход топлива за день.

Последнее правило действует и для грузовиков. И хотя можно просчитать километраж по карте (навигатору, GPS), но он может быть изменен (увеличен). Это может быть связано с непредвиденными препятствиями на пути следования.

Такими препятствиями могут быть: ремонтно-строительные дорожные работы, дорожно-транспортные происшествия, перекрытия направления сотрудниками дорожной инспекции и прочее.

Значит, расход топлива также может оказаться выше планируемого.

Все данные путевых листов направляются на переработку в бухгалтерию. Для того, чтобы не загромождать бухгалтерскую работу бумагами, в делопроизводство вводится журнал учета путевых листов. Эта книга необходима также для регистрации всех выездов (въездов) машин с территории (на территорию) предприятия. Это позволит избежать несанкционированного (нецелевого) использования транспорта.

Данные журнала

В этой книге допускается ведение записей в свободной форме. Но тем не менее, есть необходимые обязательные упоминания.

А именно:

  1. Порядковый регистрационный номер;
  2. Уникальный номер путевки;
  3. Дата выдачи;

  4. Номер госрегистрации авто;
  5. Госномер прицепа (если есть);
  6. Время отбытия с предприятия;
  7. Время возврата на территорию автобазы.

Кроме этого, можно внести данные, о которых говорилось вначале. Это позволит передавать учетчикам только журнал, а не кипу путевок.

Если при создании необходимых граф журнала возникли трудности, можно обратиться к нашим специалистам или воспользоваться ссылками на образцы.

Наказание за нарушения в оформлении и отсутствие путевого листа

Следует учитывать, что административные штрафы по статьям КоАП РФ, где упоминаются должностные и юридические лица, распространяются на ИП несмотря на коммерческую деятельность в статусе физлица. Самозанятые не упоминаются в нормативах, но несут ответственность, как индивидуальные предприниматели, а не водители-граждане.

Все знают о наказании за отсутствие путевки по ст. 12.3 КоАП — штраф 500 р. или вовсе предупреждение от инспектора ДПС. Но это как повезет. Езда без п/л предполагает не пройденный предрейсовый медосмотр и техконтроль. А это уже совсем другие суммы.

Штрафы

КоАП РФ ст. 12. 31.1
№ п/п Вид нарушения Должностное лицо Юридическое
лицо и ИП
1 Отсутствие отметки о предрейсовом медосмотре 5 000 30 000
2 Отсутствие отметки о техсостоянии ТС в п/л 5 000 30 000
КоАП РФ ст. 12.32
1 Отметка медика признана не действительной (например, водитель пьян) 20 000 50 000
2 Отметка контролера не соответствует техсостоянию ТС (авто имеет неисправности) от  5 000
до 8 000
КоАП РФ ст. 11.32
1 Отсутствие медосмотра вовсе: в организации их не проводят от 2 000
до 3 000
от 30 000
до 50 000
НК РФ ст. 122 п. 1
1 Отсутствие п/л или заполнение с нарушением Приказа Минтранса № 368 20 % доначисления суммы налога на прибыль = (з/п водителя +  расход ГСМ + амортизация ТС) х 0,04

Кто заполняет бланк путевого листа

На автопредприятиях для заполнения и выдачи п/л предусмотрена должность диспетчера. В крупных компаниях их несколько. В организациях с малым количеством автотехники этим занимается бухгалтер. ИП часто в одном лице совмещает несколько обязанностей: руководителя, механика, водителя и диспетчера.

Путевку готовят заранее. Водителю вручают только после сдачи предыдущего документа. Ответственный за внесение данных:

  • ведет журнал учета (нумерации) п/л;
  • оперирует данными расчета километража от пункта до пункта;
  • расхода топлива определенным видом транспорта при нулевом пробеге и с грузом;
  • прописывает задание для водителя;
  • выдает заполненный документ работнику под роспись.

До выезда автотранспорта с места парковки водитель с путевкой проходит предрейсовый медосмотр. Получает допуск медика к управлению ТС. Вместе с контролером убеждается в исправности техники, о чем производится соответствующая отметка автомеханика. Расписывается в п/л о приеме автотранспортного средства и в журнале регистрации проведения техосмотра.

Важно: Кроме заверяющих подписей с расшифровкой фамилий + инициалов, медработник и контролер прописывает дату и время прохождения осмотра. Нужно следить, чтобы указанные временные периоды не совпадали

На проведение каждой процедуры требуется от 5 до 15 минут.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий